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秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

[10-20 23:27:37]   来源:http://www.88haoxue.com  工作总结   阅读:680

概要: *、用果断和坚决的手势语协助表达要求的坚定性。 四、如何礼貌地拒绝要求 *、礼貌拒绝要求采用委婉的语言和巧妙的方式向对方说“不”。 *、礼貌拒绝的前提是避免自责、担心和愧疚感。 *、清楚的表达拒绝信号不一定使用生硬的语言。 *、礼貌拒绝的技巧:避免使用借口——借口使人感到还有余地可以讨价还价;留出时间延期答复——使人感到是深思熟虑后的拒绝;提出替代方案——满足对方的补偿心理;说明原因获得理解——使之自动放弃要求。 五、提问的禁忌。 六、与客户沟通的技能 *、致意 (*)微笑致意;(*)起立致意;(*)举手致意;(*)点头致意;(*)欠身致意;(*)脱帽致意。 七、了解客户需要的方式 访谈:接待客户时直接询问了解;电话访问;客户座谈;走访客户。 发放调查问卷:制作针对不同客户的问卷,尽量使客户易于在最短时间内完成;直接表达最迫切的要求;了解客户对公司的期望、建议等。 客户资料查询:登记在册客户资料查询;为登记客户相关资料检索查询;网上搜索查询等。 认真倾听与反馈:有效的倾听在于

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   *、用果断和坚决的手势语协助表达要求的坚定性。
   四、如何礼貌地拒绝要求
   *、礼貌拒绝要求采用委婉的语言和巧妙的方式向对方说“不”。
   *、礼貌拒绝的前提是避免自责、担心和愧疚感。
   *、清楚的表达拒绝信号不一定使用生硬的语言。
   *、礼貌拒绝的技巧:避免使用借口——借口使人感到还有余地可以讨价还价;留出时间延期答复——使人感到是深思熟虑后的拒绝;提出替代方案——满足对方的补偿心理;说明原因获得理解——使之自动放弃要求。
   五、提问的禁忌。
   六、与客户沟通的技能
   *、致意
   (*)微笑致意;(*)起立致意;(*)举手致意;(*)点头致意;(*)欠身致意;(*)脱帽致意。
   七、了解客户需要的方式
   访谈:接待客户时直接询问了解;电话访问;客户座谈;走访客户。
   发放调查问卷:制作针对不同客户的问卷,尽量使客户易于在最短时间内完成;直接表达最迫切的要求;了解客户对公司的期望、建议等。
   客户资料查询:登记在册客户资料查询;为登记客户相关资料检索查询;网上搜索查询等。
   认真倾听与反馈:有效的倾听在于听的全面,理解的准确。
   八、沟通
   *、沟通是一种信息交换过程。使人们为了既定目标,用一定的符号,把信息、思想和情感在人与人之间进行传递的过程。
   *、有效沟通的*C原则。
   第二章办公室事务和管理
   第一节办公环境的维护和管理
   一、为了维护好安全的工作环境,每一名秘书都要树立安全意识,做到:
   *、学法懂法,树立安全意识,维护公司的利益,保护自己合法的劳动权益。
   *、上岗前学习了解有在安全生产、劳动保护的规定和本组织的规章制度,并自觉地遵守执行。
   *、主动识别工作场所存在的隐患,并在职权范围内排除。
   *、发现工作场所存在的隐患,并在职权范围内排除。
   *、按照设备安全操作规程操作设备,识别运行中存在的隐患,在职权范围内排除。
   *、发现设备故障,应立即报告,并填写“设备故障登记表”。
   二、上岗前应了解的办公场所的安全规定包括:
   *、国家或地方有关安全生产和劳动保护的规定,如《劳动法》;
   *、用人单位制定的安全规定和环保规定,如有关吸烟场地的规定;
   *、组织所租用的写字楼、场地等业主制定的相关规定,如写字楼制定的出现火警情况的疏散程序等。
   第二节日常办公室事务
   一、收发(邮件)工作的程序。
   二、发文(邮件)工作的程序。
   三、常用的邮件的类型。
   四、处理电话留言的一般原则
   *、简洁
   *、完整
   *、准确
   *、及时送达留言
   五、接电话的方法
   *、“响铃不过三”;*、接电话的问候语;*、如果来电要找的人不在或因开会不能来接电话,秘书可有三种选择;*、记录并引用对方的名字;*、接电话的语调;*、排除干扰;*、做好电话记录。
   六、注意事项
   *、接听电话时应使情绪调整稳定后用愉快的声调交谈;*

《秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求(第2页)》出自:www.88haoxue.com
www.88haoxue.com、接听电话不可声音过大、离话筒太近会产生过重气流声;*、与工作无关的来电应尽快结束通话,或告知对方另约时间通电话;*、正与客人交谈时接来电,应先向客人致歉并尽快结束通话;*、接听客户的投诉和抱怨电话切忌不可争辨和随意承诺,而应先致歉意然后通过相关手续解决问题;*、如果此时不便谈话,应直言相告,表示稍候再回电话,并说明回电话的准确时间,决不可失言;*、切忌不可看人行事,只凭对方的身份和地位而决定接或者不接,这是很不恰当的行为。
   第三节办公用品的发放和管理
   一、节约使用办公用品的措施。
   第四节办公效率和时间管理
   一、为了有效利用工作时间,秘书应该:
   *、明确自己的工作任务和职责;
   *、要区分常规工作和非常规工作;
   *、动脑筋思考,分清工作的轻重缓急,判断工作的先后次序,重要的工作、紧急的工作先做,科学的有序的一项一项地完成工作任务。
   *、巧妙地运用一些方法,合理分配精力,精明地利用时间,以提高效率;
   *、使用办公辅助手段帮助组织工作;
   *、安排工作要适应整个流程的正常运转,不间断、延误或降低团队的整体效益;
   *、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限,不能只凭个人想象和爱好安排工作;
   *、秘书应尽量坚持记工作日记,通过时间和活动的详细记录,认真分析、评估自己利用时间的有效程度。
   二、秘书在工作中常处理的简单事务性本职工作包括:
   *、内部会议室的预定工作。
   *、用车预订工作,请使用内部公用车辆的部门或人填表登记进行预订,如果不出现使用时间矛盾,即可安排落实。
   *、协助同事印制名片。
   *、协助安排各办公室的桶装饮用水。
   *、协助组织入口处的出勤登记或打卡工作,这要求秘书应提前到岗,并坚守岗位。
   *、按照组织要求,保证接待岗位上班时间都要人。
   第三章常用事务文书的拟写
   一、传真的概念:

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