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秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

[10-20 23:27:37]   来源:http://www.88haoxue.com  工作总结   阅读:680

概要: *、由秘书人员在单独向个别已领取文件而未到会的人员收集。 第三节商务活动 一、收集对方的相关资料 秘书人员应在会见与会谈之前,通过各种渠道了解: *、对方求见目的。 *、对方的求见对象。 *、对方相关社会背景,如习俗、禁忌、礼仪特征等。 *、对方参加会见(会谈)的人数、姓名、职务等。 *、主要求见人(对方主谈人)的详细资料等。 二、通知主方参加会见与会谈的人员 *、通知主方接见人 *、通知主方陪同人员 *、通知主谈人 *、通知其他会谈人员 三、相关知识 *、会见 会见,国际上一般称接见或拜会,凡身份较高的人士会见身份较低者,或是主人会见客人,一般都称为会见。 就会见的内容而言,有礼节性的、政治性的、私人事务性的会见。 *、会谈 商务会谈指洽谈业务,即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式,专业性较强。 四、开放参观的项目 *、组织的展览室; *、生产设备和工艺流程; *、厂区环境; *、员工的教育与培训设施;

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   *、由秘书人员在单独向个别已领取文件而未到会的人员收集。
   第三节商务活动
   一、收集对方的相关资料
   秘书人员应在会见与会谈之前,通过各种渠道了解:
   *、对方求见目的。
   *、对方的求见对象。
   *、对方相关社会背景,如习俗、禁忌、礼仪特征等。
   *、对方参加会见(会谈)的人数、姓名、职务等。
   *、主要求见人(对方主谈人)的详细资料等。
   二、通知主方参加会见与会谈的人员
   *、通知主方接见人
   *、通知主方陪同人员
   *、通知主谈人
   *、通知其他会谈人员
   三、相关知识
   *、会见
   会见,国际上一般称接见或拜会,凡身份较高的人士会见身份较低者,或是主人会见客人,一般都称为会见。
   就会见的内容而言,有礼节性的、政治性的、私人事务性的会见。
   *、会谈
   商务会谈指洽谈业务,即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式,专业性较强。
   四、开放参观的项目
   *、组织的展览室;
   *、生产设备和工艺流程;
   *、厂区环境;
   *、员工的教育与培训设施;
   *、组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。
   五、开放参观活动的操作流程。
   六、秘书在开放参观活动中的职责
   秘书此时的主要职责就是做好准备

《秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求(第4页)》出自:www.88haoxue.com
www.88haoxue.com与接待工作
   *、准备内容;
   *、为来宾准备休息服务处;
   *、准备介绍材料;
   *、准备特殊的参观用品,如卫生服务、安全帽等;
   *、准备茶水饮料;
   *、准备赠送的礼品和纪念品。
   可组成接待班子,具体负责开放参观事宜。工作中要做到:
   *、来宾到达后热情引导接待;
   *、放映视听资料时认真解说;
   *、参观过程中为来宾做向导;
   *、做好招待来宾的餐饮服务;
   *、耐心解答来宾提出的各种问题;
   *、做好欢送工作。
   第四节商务旅行
   一、正确选择旅行社
   要想充分利用旅行社为公司服务,就一定要正确地选择旅行社。
   选择的主要因素:
   *、旅行社有无相关资质;
   *、预订国内/出国机票、酒店的价位;
   *、应交纳旅游质量保证金,公章、发票要齐全;
   *、交纳旅游保险。
   第五章信息与档案
   第一节信息管理
   一、办公室常备的信息资料有:
   *、参考书
   *、报纸、期刊
   *、统计资料
   *、地图集
   *、档案
   *、内部文献
   *、人名地址录
   *、有关政府出版物、法律法规汇编、政策汇编
   *、广告材料和宣传品
   二、阅读筛选信息资料的方法。
   三、相关知识
   *、信息的含义
   信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。
   *、信息的特征
   (*)客观性
   (*)共享性
   (*)开发性
   (*)传递性
   (*)时效性
   (*)存储性
   (*)可塑性
   (*)无限性
   四、相关知识
   按照不同的标准,信息可以划分为多种类别:
   *、按信息源的性质划分
   信息可分为自然信息和社会信息。
   *、按信息的表现形式划分
   信息可分为语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩微信息。
   *、按信息内容所涉及的社会领域划分
   信息可分为政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息等。
   *、按信息来源方向划分
   信息可分为横向信息和纵向信息。横向信息来自平行单位,纵向信息来自系统单位。
   *、按信息稳定状态划分
   信息可分为静态信息,如资源、统计资料;动态信息、如市场信息。
   *、按信息在秘书工作中的作用划分
   信息可分为预测信息、动态信息、反馈信息。
   五、信息观察法收集方法
   *、优点
   (*)方法简单、灵活
   (*)获得较为客观的第一手信息材料
   (*)适用于对环境、人物、事件实际状况的了解
   *、缺点
   (*)不易收集到深层次信息
   (*)获得信息量有限
   (*)观察效果受秘书观察能力的影响
   六、问卷法收集信息
   由收集者向被收集对象提供问卷(精心设计的问题及表格)并请其对问卷中的问题作答而收集信息的方法。
   *、优点
   (*)避免主观偏见,减少人为误差
   (*)节省时间、人力和经费,效率较高
   (*)收集的信息客观、真实
   (*)收集的信息便于定量处理和分析

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