秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

概要： *、选择针对性的沟通形式 *、树立“内部客户”的理念 *、耐心倾听而不是叙述 *、换位思考 四、纵向沟通概述 纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。纵向沟通中，从上至下进行下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上上行沟通是纵向沟通的关键。 下行沟通是管理沟通的主体。 下行沟通在组织中的表现形式通常为：公司政策、报告、信函、备忘录、谈话、口头指示、会议、传真、电子信箱等。 上行沟通在组织中的表现形式通常为：建议系统、申诉和请求程序、员工座谈会、离职面谈、设置巡视员等。 五、纵向沟通可能遇到的障碍 *、接收者沟通技能上的障碍 *、沟通各方心理活动引起的障碍 *、不善聆听 *、草率评判 *、语义表达和理解方面的歧义 六、纵向沟通策略 下行沟通策略： *、制定沟通计划； *、减少沟通环节，提高沟通效率； *、“去繁从简”，减轻沟通任务； *、言简意赅，提倡简约的沟通； *、启用反馈，鼓励接受者对信息进行评价； *、多介质组合，比如，书面形

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   *、选择针对性的沟通形式
   *、树立“内部客户”的理念
   *、耐心倾听而不是叙述
   *、换位思考
   四、纵向沟通概述
   纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。纵向沟通中，从上至下进行下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上上行沟通是纵向沟通的关键。
   下行沟通是管理沟通的主体。
   下行沟通在组织中的表现形式通常为：公司政策、报告、信函、备忘录、谈话、口头指示、会议、传真、电子信箱等。
   上行沟通在组织中的表现形式通常为：建议系统、申诉和请求程序、员工座谈会、离职面谈、设置巡视员等。
   五、纵向沟通可能遇到的障碍
   *、接收者沟通技能上的障碍
   *、沟通各方心理活动引起的障碍
   *、不善聆听
   *、草率评判
   *、语义表达和理解方面的歧义
   六、纵向沟通策略
   下行沟通策略：
   *、制定沟通计划；
   *、减少沟通环节，提高沟通效率；
   *、“去繁从简”，减轻沟通任务；
   *、言简意赅，提倡简约的沟通；
   *、启用反馈，鼓励接受者对信息进行评价；
   *、多介质组合，比如，书面形式与电话相结合。
   七、识别冲突发生的征兆。
   八、引发冲突的潜在原因。
   九、冲突处理策略。
   第二章办公室事务和管理
   第一节办公环境的维护和管理
   一、信息保密工作
   信息保密是所有员工基本的和重要的职责之一，是保证国家、组织利益的起码要求。
   做好口头信息的安全
   *、员工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属；
   *、在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息；
   *、只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报；
   *、遵照会议的要求传达会议信息。
   二、秘书在保密工作中需要注意的几方面
   *、文件保密
   *、会议保密
   *、科技保密
   第二节日常办公室事务
   一、编制值班表通常包括的项目。
   二、值班表常用在
   *、值班室；
   *、平日需要有人值班的办公室；
   *、节假日值班办公室；
   *、为某项任务的值班办公室。
   三、有些大型企业设有专门的值班室，并有完善的值班管理制度，通常包括：
   *、信息处理制度；
   *、岗位责任制度
   *、保密制度；
   *、交接班制度。
   四

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www.88haoxue.com、印章管理的作用。
   第三节办公用品的发放和管理
   一、办公设备及办公用品接收的程序。
   第四节办公效率和时间管理
   一、时间表的编制方法。
   二、从时间上安排区分时间表为
   年度时间表；
   季度时间表；
   月时间表
   周时间表。
   第三章常用事务文书的拟写
   一、简报的概念与特点
   简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”、“简讯”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。
   简报的特点：其一，是简；其二，是快；其三，是新；其四，是实。
   二、简报的类型
   简报按照不同划分标准，可以分为不同类型。按性质分，有综合简报和专题简报；按内容，有工作简报、动态简报、会议简报。
   三、会议记录的概念与特点
   会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。
   会议记录的特点，其一是真实性；其二是资料性。
   四、会议记录的结构是：标题+正文+尾部
   *、标题
   （*）会议名称+文种
   （*）文种
   *、正文
   正文的构成是：首部+主体+结尾
   五、意向书的概念与特点
   意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的意向性文书。
   意向书的特点，是一是协商性；其二是灵活性。
   六、订货单的概念与特点
   订货单是订购产品和货物的单据。订货单的特点，其一是协约性；其二是严肃性。
   七、产品说明书的概念与特点
   产品说明书是生产商或者销售商向消费者介绍其生产、销售的产品性能、特点、规格、型号、技术参数、维修方法、使用方法的说明性文书。
   第四章会议与商务活动
   第一节会议筹备
   一、会议议程和日程
   *、会议议程
   会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者。
   *、会议日程

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