秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

概要： *、缺点 （*）问卷的回收难以保证 （*）问卷的质量难以保证 （*）要求被调查者具有一定文 《秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求(第5页)》出自：www.88haoxue.com www.88haoxue.com化水平 七、问卷法的步骤 （*）设计问卷 （*）试用和修改：问卷设计出来后，可进行小规模试用，从中发现问题，进行修改，以保证收集到高质量信息。 （*）选定问卷调查方式 （*）报刊问卷，在报纸和刊物上公布问卷； （*）邮政问卷，通过邮局把问卷寄出，对方回答完后按指定地址寄回； （*）发送问卷，把问卷直接分发，对方立即填写，调查者直接回收问卷。 （*）对信息进行统计分析 八、网络法 网络主要指以因特网为核心的计算机通信网络，它是以资源共享为目的，使用统一的协议，通过数据通信信道将众多计算机互联而成的系统。 *、优点 （*）信息时效性很强 （*）最新信息补充及时 （*）收集信息迅速、广泛 （*）收集信息不受时间、地域的限制 （*）能收集文字

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   *、缺点
   （*）问卷的回收难以保证
   （*）问卷的质量难以保证
   （*）要求被调查者具有一定文

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   七、问卷法的步骤
   （*）设计问卷
   （*）试用和修改：问卷设计出来后，可进行小规模试用，从中发现问题，进行修改，以保证收集到高质量信息。
   （*）选定问卷调查方式
   （*）报刊问卷，在报纸和刊物上公布问卷；
   （*）邮政问卷，通过邮局把问卷寄出，对方回答完后按指定地址寄回；
   （*）发送问卷，把问卷直接分发，对方立即填写，调查者直接回收问卷。
   （*）对信息进行统计分析
   八、网络法
   网络主要指以因特网为核心的计算机通信网络，它是以资源共享为目的，使用统一的协议，通过数据通信信道将众多计算机互联而成的系统。
   *、优点
   （*）信息时效性很强
   （*）最新信息补充及时
   （*）收集信息迅速、广泛
   （*）收集信息不受时间、地域的限制
   （*）能收集文字图表信息和声像信息
   *、缺点
   （*）信息来源复杂，有大量未经核实的信息和信息垃圾
   （*）需要掌握计算机知识
   九、相关知识
   *、秘书收集信息的范围主要有：
   （*）企业信息
   企业概况、企业的财务资产状况、企业的信誉与信用等级情况、企业背景信息、企业经营活动信息
   （*）国际市场信息
   （*）客户信息
   （*）贸易信息
   （*）国际金融信息
   （*）法律政策信息
   （*）交际活动信息
   *、秘书收集信息的渠道主要有：
   （*）大众传播媒介渠道
   （*）图书馆
   （*）数据库
   （*）供应商和客户
   （*）贸易交流
   （*）信息机构渠道
   （*）关系渠道
   （*）调查渠道
   *、信息收集的原则
   （*）价值原则
   （*）时效性原则
   （*）层次性原则
   （*）针对性原则
   （*）全面系统原则
   第二节档案收集
   一、立卷
   立卷是将单份文件组合成案卷的工作。
   *、立卷归档文件范围
   （*）上级来文
   （*）本单位形成的各种文件
   （*）下级报送的文件
   （*）相关文件
   二、档案收集工作
   档案收集工作是指将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件材料向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作。
   三、档案装订
   修整归档文件
   （*）修裱破损文件。
   （*）复制字迹模糊或易退变的文件。
   （*）超大纸张折叠。
   四、档案的概念和特点
   *、档案的概念
   档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
   *、档案的特点
   （*）社会性
   （*）历史性
   （*）确定性
   （*）原始记录性
   *、档案的作用
   （*）行政作用
   （*）业务作用
   （*）文化作用
   （*）法律作用
   （*）教育作用
   四级秘书
   第一章商务沟通
   第一节接待
   一、接待规格
   *、高规格接待
   主要陪同人员比主要来宾的职位高的接待。
   *、对等接待
   主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待。这是最常用的接待规格。
   *、低

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www.88haoxue.com规格接待
   主要陪同人员比主要来宾的职位低的接待。
   二、接待经费列支
   *、工作经费：租借会议室、打印资料等费用；
   *、住宿费；
   *、餐饮费；
   *、劳务费：讲课、演讲、加班等费用；
   *、交通费；
   *、参观、游览、娱乐费用；
   *、纪念品费；
   *、宣传、公关费用；
   *、其他费用。
   第二节沟通
   一、横向沟通概述
   横向沟通一般体现为部门间员工的沟通，在横向沟通中不存在直接的上下级关系。横向沟通的目的是为了增强部门间的合作，减少磨擦。横向沟通在组织中的表现形式通常为：会议、面谈、备忘录、报告等。
   二、横向沟通中可能遇到的障碍
   *、部门“本位主义”和员工短视倾向
   *、“一叶障目”，对公司组织结构的偏见
   *、性格冲突
   *、猜疑、威胁和恐惧
   三、横向沟通策略
   针对横向沟通中出现的问题、存在的障碍，秘书可以通过以下策略消除障碍：

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