秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

概要： *、安排差旅费； *、建立自己的旅行—旅馆信息资料库。 四、制定日程安排表的要求。 五、如何撰写出国申请。 六、出国前的准备。 七、出入境手续。 第五章信息与档案 第一节信息管理 一、信息分类方法。 二、信息筛选方法。 三、信息校核常用的方法。 四、信息分类 信息分类就是根据信息所反映的内容性质和其他特征的异同，分门别类地组织起来的 《秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求(第9页)》出自：www.88haoxue.com www.88haoxue.com一种科学方法。 五、信息校核范围 信息核实的范围包括：信息中需用的事实、观点、数据、图表、符号，以及时间、地点、人物等。有些信息、数据要核对查证，有些信息要试验、计算，有些信息则要比较，以保证信息的真实、准确。对有关政策、法规、重要计划、主要数据、典型事例的信息，秘书要认真查对出处、核实原件，地名、人名、时间、事实、数据等要准确无误。 六、信息分类要注意的问题 遵循一定原则 *、在分类中注意科学性、系统性、

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   *、安排差旅费；
   *、建立自己的旅行—旅馆信息资料库。
   四、制定日程安排表的要求。
   五、如何撰写出国申请。
   六、出国前的准备。
   七、出入境手续。
   第五章信息与档案
   第一节信息管理
   一、信息分类方法。
   二、信息筛选方法。
   三、信息校核常用的方法。
   四、信息分类
   信息分类就是根据信息所反映的内容性质和其他特征的异同，分门别类地组织起来的

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www.88haoxue.com一种科学方法。
   五、信息校核范围
   信息核实的范围包括：信息中需用的事实、观点、数据、图表、符号，以及时间、地点、人物等。有些信息、数据要核对查证，有些信息要试验、计算，有些信息则要比较，以保证信息的真实、准确。对有关政策、法规、重要计划、主要数据、典型事例的信息，秘书要认真查对出处、核实原件，地名、人名、时间、事实、数据等要准确无误。
   六、信息分类要注意的问题
   遵循一定原则
   *、在分类中注意科学性、系统性、逻辑性和实用性；
   *、要确定分类体系，确定分类层次和各层次的分类标准；
   *、要把信息归入最符合其实际内容的类别；
   *、子类之间界限要清楚，不互相交叉或包容。
   七、信息筛选要注意的问题
   *、剔除虚假、过时、重复雷同、缺少实际内容的信息；
   *、注意挑选对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息；
   *、注意挑选带有倾向性、动向性或突发性的重要信息；
   *、分析信息需求，结合中心工作或解决特定问题的需要筛选信息；
   *、注意挑选能预见未来发展变化趋势，为决策提供超前服务的信息；
   *、坚持信息数量和质量的统一。
   八、信息传递的基本形式
   信息的传递是双向的，有内向传递和外向传递。信息内向传递的形式有信件、备忘录、通知或告示、传阅单、企业内部刊物等。信息外向传递一般通过信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等方式进行。
   九、信息传递的方法
   *、语言传递
   具体形式有对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等。
   *、文字传递
   秘书将信息转换成文字、符号、图像传递给信息接受者。企业文字传递信息的主要表现形式是文本、表格、图表等。
   *、电讯传递
   即利用现代化的通讯手段传递信息的一种方式。秘书电讯传递的途径有电话、传真、电子邮件。
   电子邮件是计算机之间发送信息的系统。信息可以键入或扫描录入，通过邮箱系统发送。
   优点：传递信息迅速；可减少用纸及发送纸面邮件的费用；信息能同时发送给多个邮箱；能发送图表、照片等各种类型信息；使用密码能维护信息的安全和机密。
   缺点：由于发送信息容易，导致信息量大，易使人们淹没在电子邮件中；收件人必须有兼容的设备；有效地发送电子邮件需计算机培训。
   *、可视化辅助物传递
   可视化辅助物传递用来帮助理解工作任务和信息。可用于消防、安全布告及出口标志等。
   十、信息传递的方向
   *、信息的内向传递是指为了进行协调和合作，企业内部之间进行信息交流。
   *、信息的我向传递是指秘书在日常工作中有效地利用各种媒介传递信息。
   *、信息传递必须具备三个要素：信源、信道、信宿。
   十一、信息存储的步骤
   信息存储是一个不断积累和规范化、科学化的过程，主要由登记、编码、存放排列、保管等工作环节构成。
   *、存放排列：经过科学编码的信息资料还需有序存放排列。常用的排列方法有：
   （*）时序排列法
   （*）来源排列法
   （*）内容排列法
   （*）字顺排列法
   *、信息的保管主要包括：
   （*）防损坏，如防火、防潮、防高温、防虫害等；
   （*）防失密、泄密、盗窃等；
   （*）定期或不定期地进行清点，发现存储中的问题，提高管理水平；
   （*）及时存储更新，不断扩充新的信息。
   十二、信息存储
   *、手工存储
   *、计算机存储
   随着计算机技术的广泛应用，秘书可将信息资料制成软件，存储在软盘、光盘或其他电子介质中。
   优点：计算机存储的信息量大；可以节省存储空间；信息容易编辑或更新；保存在网络系统的信息，能迅速查找。
   缺点：要懂计算机操作；需要昂贵的设备；信息能被病毒破坏；由于软件和系统的提高和升级，长期存储可能成为问题。
   *、电子化存储
   这是新的存储系统领域，称为电子文档管理系统。
   优点：电子化存储节省空间；容易制作备份；保存在网络系统上的信息能直接由用户从他们的计算机上访问；查找文件更容易。
   缺点：设备昂贵；查找的质量和使用的程度取决于

《秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求(第10页)》出自：www.88haoxue.com
www.88haoxue.com系统初始设置；要懂操作知识。
   *、缩微胶片存储
   缩微胶片是用照像方法记录保存信息资料。

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