秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

概要： 优点：节省空间；减少对纸面文档的需求，节省存储设备费用；没有必要保留书面备份。 缺点：照像和阅读胶片需要昂贵的设备；缩微胶片需要加标签、制作索引和排序；缩微胶片图像的质量会承时间推移而下降。 十三、信息存储装具与设备。 十四、信息存储管理系统 *、信息集中管理系统 信息集中管理系统就是将所有类型的信息都集中在一起存放管理，在公司或企业中建立一个完整的、标准的信息系统，建立高效率的信息服务体系和案卷借调系统。 优点：便于实现科学化、现代化管理，使用起来具有整体性；能有效利用存储空间；专人负责存储和检索，可以减少各部门内信息的重复存储，保证质量；能使用标准化的分类系统，实施有序的存储检索。 缺点：具有庞大的分类和编目系统，在归档和查阅时会带来一定的麻烦；利用信息不如在自己办公室方便；标准化的分类体系不便于满足各部门的特殊需求。 *、信息分散管理系统 信息分散管理系统是指所有信息都由单位内各个部门分别保管，查阅方便。 优点：部门信息可自行分类编目；由于内容相对单一，使用起来简洁方便；规模不太大，易于管理；

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   优点：节省空间；减少对纸面文档的需求，节省存储设备费用；没有必要保留书面备份。
   缺点：照像和阅读胶片需要昂贵的设备；缩微胶片需要加标签、制作索引和排序；缩微胶片图像的质量会承时间推移而下降。
   十三、信息存储装具与设备。
   十四、信息存储管理系统
   *、信息集中管理系统
   信息集中管理系统就是将所有类型的信息都集中在一起存放管理，在公司或企业中建立一个完整的、标准的信息系统，建立高效率的信息服务体系和案卷借调系统。
   优点：便于实现科学化、现代化管理，使用起来具有整体性；能有效利用存储空间；专人负责存储和检索，可以减少各部门内信息的重复存储，保证质量；能使用标准化的分类系统，实施有序的存储检索。
   缺点：具有庞大的分类和编目系统，在归档和查阅时会带来一定的麻烦；利用信息不如在自己办公室方便；标准化的分类体系不便于满足各部门的特殊需求。
   *、信息分散管理系统
   信息分散管理系统是指所有信息都由单位内各个部门分别保管，查阅方便。
   优点：部门信息可自行分类编目；由于内容相对单一，使用起来简洁方便；规模不太大，易于管理；适于保管机密文件；能发挥各部门员工熟悉本部门业务的优势，提高文档质量；可根据各部门的名称建立一套字母编号，供各部门在来往文件和案卷标题中使用。
   缺点：不利于建立统一的分类体系；不利于信息的综合管理与利用。
   *、信息计算机辅助管理系统
   信息计算机辅助管理系统是用计算机对信息编目、整理、检索、利用和保管等工作进行辅助管理，是用计算机进行数据处理，管理模式建立在手工管理的基础上。
   信息计算机辅助管理系统的功能有：（*）利用扫描技术将信息数字化；（*）将二次文献信息录入到计算机内；（*）信息数据的加工处理、存储和管理；（*）信息数据的统计；（*）信息目录或全文的检索；（*）根据需要快捷传递信息，提供利用服务，实现信息资源共享。
   十五、信息存储的特性。
   十六、信息存储的载体
   *、纸质载体
   *、磁性载体
   光盘：从记录信息的性能上分，光盘有只读式光盘、一次写入光盘和可擦式光盘三种。
   第二节挡案管理
   一、电子档案的信息存在形式分类。
   二、编制检索工具包括
   *、归档文件目录
   *、分类目录
   *、人名索引
   *、全宗指南
   三、电子档案检索步骤
   *、建立网站
   *、加工检索信息，组织检索数据库
   *、实现文件信息的共享
   四、档案鉴定工作包括
   *、全面分析档案价值
   *、确定档案保管期限
   根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。所谓永久保存，就是将档案无限期地永远保存下去；长期保存，一般指保存**年至**年左右；短期保存一般指保存**年（含**年）以下。
   五、档案鉴定工作相关知识
   *、档案鉴定工作的内容
   档案价值鉴定，是指档案部门依据一定的原则、方法和标准，科学的判断档案的历史与现实的价值，确定保管期限；并通过价值核查和质量检查，对失去保存价值，或者内容失真和不完整的档案，按照规定的手续进行处理的档案业务管理活动。
   *、档案鉴定工作的意义
   档案鉴定工作的意义主要在于以下几个方面：第一，它是解决档案庞杂和精炼之间的主要途径；第二，档案鉴定工作有利于减轻库房和设备的负担，缓和库房和设备的紧张状况，有利于集中人力、物力妥善保管价值较大的档案。
   六、档案保管工作日常管理
   *、建立库房管理制度
   *、调节温湿度
   *、档案流动中的保护
   *、安全检查
   *、库房卫生
   三级秘书
   第一章商务沟通
   第一节商务礼仪
   一、谈话的礼仪。
   二、西餐的特点。
   第二节接待
   一、外事活动的基本原则和要求
   *、不卑不亢；
   *、依法办事；
   *、

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